E-mail adresa sada i zakonska obaveza

12. jul 2019.

Kao privredno društvo ili preduzetnik koji posluje na teritoriji Republike Srbije, imate obavezu da poslujete u skladu sa propisanim pravilima. Kada je u pitanju privredno društvo, svaka od četiri kategorija privrednih društava ima obavezu da posebno naglasi sve podatke za nesmetano funkcionisanje i komunikaciju.

Tako, Zakon o privrednim društvima nalaže da društvo mora da ima adresu za prijem poštanskih pošiljki na teritoriji Republike Srbije, koja se registruje u skladu sa zakonom o registraciji. A ako to društvo želi da ima posebnu adresu za prijem poštanskih pošiljki, ima pravo da se dostavljanje vrši na tu adresu, umesto na adresu sedišta društva.

poslovna žena proverava elektronsku poštuDostava pošiljki u sudskom, upravnom, poreskom i drugim postupcima vrši se u skladu sa posebnim zakonima.

Takođe, prema članu 21 Zakona o privrednim društvima, svako novoosnovano privredno društvo je dužno da ima adresu za prijem elektronske pošte, koja se registruje u skladu sa zakonom o registraciji.

Zakon dalje nalaže da “urednost dostavljanja elektronskog dokumenta društvu određuje se u skladu sa zakonom koji uređuje elektronski dokument.”

Ovaj član se našao u najnovijim dopunama Zakona iz juna 2018. godine, gde je propisano kao obavezno da je svako privredno društvo dužno da ima adresu za prijem elektronske pošte. Zakon se dakle primenjuje nešto manje od godinu dana, kada su u pitanju novoosnovana privredna društva i preduzetnici. Što se tiče svih postojećih preduzeća, oni bi morali da dostave zvaničnu adresu svoje e-pošte do 1. oktobra 2019. godine.

Kakva je ovo novost?

To znači da smo još jedan korak bliže digitalizaciji u načinu poslovanja. Elektronska pošta ovim putem biva prepoznata kao zvanični način komunikacije sa državnom upravom, a e-mail je još jedan od vidova identifikacije privrednog društva.

Pre nego napišemo još koju reč o elektronskoj pošti kao važnom identitetskom elementu neke firme, dodali bismo da je ovo jako bitna novina za sve preduzetnike i poslovne ljude koji su dosad uspeli da funkcionišu uz pomoć tradicionalnih načina poslovanja, uz pomoć “poznajem ljude” metode.

Oni su uglavnom u svojim malim zajednicama i prepoznatljivom poslovnom okruženju funkcionisali bez problema. Ali čim je dolazilo do bilo kakvog širenja posla, novih partnera, dolazilo bi do neprijatnih situacija kada bi bili upitani za vebsajt ili možda čak i običnu e-mail adresu.

Vebsajt i nije problem, napraviće kolegin mali nešto prezentacijski za par sati – ali zamislite da budućem poslovnom partneru pišete na papiriću ili dopisujete na vizit karti micko at yahoo.com?

Svi smo mi ljudi...

ruka koja drzi simbol @Da, ali kako da neko ima poverenja u vaša ulaganja i poslovnost kada niste uložili u svoj identitet? On ne može da čuje reklamu koju ste vrteli na lokalnom radiju niti baner koji ste onoliko platili u vašem mestu. Ne, on vidi kako komunicirate i kako se predstavljate.

Pa kako da se predstavite?

Ime i prezime vaše firme treba da bude korisničko ime i naziv domena. Bitno je znati simbol @, koji obeležava pripadnost. Domen zakupljujete pre nego što izradite vebsajt, a pošto ćete vebsajt hostovati kod provajdera, tamo ćete imati priliku i da hostujete svoju elektronsku poštu. Ovim postupkom dobijate pun pristup i slobodu raspolaganja svojom e‑mail adresom, ona je vaše vlasništvo i vaša lična karta.

Tako da možete organizovati mail adrese prema bitnim sektorima poslovanja, kao što je prodaja, kontakti sa javnošću ili marketing. U tom slučaju ne dobijate osoba@mojepreduzeće, već naziv sektora plus naziv zakupljenog domena. Ovo je veoma pogodno za malo veća privredna društva, gde se osobe po sektorima menjaju, tako da odlaskom neke osobe iz preduzeća, sve nastavlja da radi po starom. Za preduzetnike ili manje firme, sasvim je u redu da ime osobe bude korisničko ime maila. Tako da uvek možete da se podsetite ko je taj komercijalista na terenu sa kojim ste poslednji put kontaktirali, ili možda – ko je zadužen za vašu poslednju marketinšku kampanju? Probajte, nije teško – i iako zakon sada tako i nalaže, zamislite ovo kao još jedan korak ka boljoj organizaciji poslovanja!